2001年3月，联想就形成了自己的新闻发言人制度，当时国内几乎没有现成的新闻发言人制度，我们的做法走在了行业前列。可以说，新闻发言人制度的建立为联想从容面对危机以及在联想品牌的国际化进程中发挥了重要的作用。
建立新闻发言人制度势在必行
当企业不断发展壮大时，企业作为社会公民，应该对内对外承担自己应有的责任和义务，其中就包括沟通和传播企业的状况；尤其是联想希望走国际化品牌的道路，那么无论是在国内还是国外，都有必要告诉员工、股东、投资者、客户、消费者、政府等各利益相关方，企业目前的情况怎样，其中一定会牵涉到信息披露的问题。
早在联想还只是在中国颇有知名度时，联想就未雨绸缪，建立了自己的新闻发言人制度，为建立这一制度，联想公关部门查阅了大量国外资料，总结了一些国际上大公司在这方面的做法和相关制度，包括国内几个在这方面做的不错的企业，经过仔细的推敲和研究，形成了联想现行的新闻发言人制度。在查阅国外资料时，联想请了专业公关公司帮忙。而联想的一些高层领导，尤其是会出面作为新闻发言人角色出现的高层领导都会接受相关的培训。
新闻发言人应该有两个概念，一个是新闻，一个是发言人，这里的新闻有别于媒体的新闻概念，而是指企业的信息。企业的信息也有多个层面，一个层面是重大敏感信息，即对企业有决定性影响的信息，比如最高层的为企业当前机密信息，尚待公开的财务信息，另外还有人事变动及发展战略等重大信息，最引人瞩目的联想全球更换CEO就属此例。另一层面是指日常普通信息，这些信息主要是指厂家规模、公司简介、产品信息等，而些信息是企业应该主动向外宣传的。
从新闻发言人的角度讲，也要根据信息的不同级别，处理对外的沟通。常规性的信息，可以随时主动沟通；而重大敏感信息，需要非常地谨慎处理，比如作为上市公司，影响股市的信息，要按照相应的监管法规要求，进行正确的披露，把信息传递出去。
另外，还有发言人的管理机制，重大敏感信息对企业来说属于按法律或监管要求被动披露的，其披露信息的内容需要很多人讨论，可能为了一个数据是否公开，甚至需要董事会成员开N次会议才能定下来的，比如公司总裁由谁来当等，这些都直接影响着公司形象，甚至股价，而对这些信息披露需要有纪律性，严格达成统一口径，从而对公司内外部的信息接受人都形成公平的充分披露，这都需要公司新闻管理机构做好充分准备。
凡事预则立，不预则废，如果准备好就不会紧张，若没准备好，肯定就紧张，当你事先把所有问题都考虑周全了就没有问题了。作为企业的新闻发言人和危机公关的联系也是最为紧密的。与其等企业成长到不得不考虑这一问题时再考虑，不如及早就有这个意识，早一步建立新闻发言人制度。
新闻发言人举足轻重
联想建立新闻发言人制度的目的一向很明确，一方面为了要把联想需要披露的信息传递出去；另一方面，在传递这个信息时不能出错；第三，寻找对企业有利的信息进行传播。相对危机之中才将新闻发言人推向前台而言，这是一种主动出击的方式。这时新闻发言人就需要获得很好的信息培训，十分明确知道哪些信息尚未披露，而可披露的信息又是如何架构的，这是最关键的。在每次信息发布时，除了明确新闻发言人的定位，信息的范围外，还要注意采访时应关注的常见问题，明确除公关部门之外的企业发言人，确定面对一些难题和敏感的问题怎么回答。当然，还要遵循一些基本原则，如不违反国家相关法律，企业的一些保密原则等。
对新闻发言人而言，主要面对的一项任务是危机公关，可以说危机公关是企业设定新闻发言人的一大主要原因。企业在媒体环境日益复杂的今天，随时都有危机产生的可能，所以新闻发言人要时刻明白，哪些话是你能披露的，哪些则是尚未披露的，同时熟悉要披露的新闻说什么，怎么说。新闻发言人在危机公关中一方面要有新闻敏感度，帮助企业防止危机，规避危机，另一方面就是危机发生后，把危机控制住，把影响降到最小。
其实，从记者的角度出发，他一定是希望知道发言背后的东西，寻求独家报道，但从企业的角度来讲，不能违规披露，但又必须告诉记者发言的几个要点。这之间难免产生矛盾。媒体是希望暴露的越多越好，企业则希望提供自己希望发布的信息，其它相关性小的信息越少越好。
在联想，新闻发言人分固定和非固定两种，董事长和CEO永远是站在战略高度的固定发言人，但这并不代表所有的事情都需要他们出面来讲，有些事情不需要他们出来讲的时候，就需要临时指定，最有可能的就是哪个人跟这个事情有关，就指定这个人就这个事情回答相关的问题。比如联想收购IBM个人电脑业务这一震惊全球的消息就是由前联想集团董事局主席柳传志在第一时间——北京时间2005年12月8号，在北京召开的新闻发布会上发布的。此前的凌晨5点，联想所有在北京的重要领导干部都准时赶到北京上地总部与全国18个分区的重要干部召开电话会议，宣布联想并购IBM个人电脑业务部的消息及部署有关工作。在美国的同一时间IBM个人电脑部也部署了同样的员工大会。作为上市公司无论是联想还是IBM都必须遵守股票交易所规定的披露时间，不能提前对外和向大范围的员工披露有关信息。
